In vielen Büros bedeutet Weihnachtszeit auch Urlaubszeit. Wer nicht gerade Jahresabrechnungen anfertigen muss, zum Telefondienst verdonnert wurde oder in einem Beruf arbeitet, in dem es auch an Feiertagen nicht ruhiger wird, der nimmt nach Möglichkeit zwischen den Jahren frei. Damit Anfragen von Geschäftspartnern nicht unbeantwortet bleiben, sollte man eine Abwesenheitsnotiz in seinem E-Mail-Programm einrichten. Sie zu formulieren ist nicht schwierig, allerdings gilt es dabei einige Grundsätze zu beherzigen.

Halten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz positiv, knapp und vollständig. Knapp und vollständig bedeutet, Sie informieren über Ihre Abwesenheit, wann Sie wieder erreichbar sind, wer Sie in dieser Zeit vertritt und ob die Mail automatisch weitergeleitet wird – nicht weniger, aber nach Möglichkeit auch nicht mehr.

Wohin Sie verreist sind, dass Sie endlich mal ausspannen wollen oder dass es Ihnen sehr leidtut, die Mail nicht sofort beantworten zu können, gehört alles nicht in die Abwesenheitsnotiz. Es heißt ja schließlich Notiz und nicht Essay.

Positiv bedeutet, dass Sie dem Empfänger das Gefühl vermitteln, mit seinem Anliegen trotzdem nicht im Regen zu stehen. Schreiben Sie darum nicht, ab wann Sie nicht mehr erreichbar sind, sondern, wann Sie Ihre Post wieder beantworten werden. Schreiben Sie nicht, dass Sie sich gerade nicht um die Anfrage kümmern können, sondern, wer es an Ihrer Stelle tun wird.

Schreiben Sie also zum Beispiel:

Vielen Dank für Ihre Nachricht,

derzeit befinde ich mich im Urlaub und werde erst ab Mittwoch, 02.01.2013, wieder im Büro erreichbar sein. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Bis zu meiner Rückkehr wenden Sie sich bitten an meine Vertretung, Frau Sowieso, Durchwahl -123, [email protected]

Mit freundlichen Grüße

Ein Anderer möglicher Einstieg in die Abwesenheitsnotiz ist: „Ich befinde mich derzeit im Urlaub. Ihre Nachricht werde ich nach meiner Rückkehr am Mittwoch, 02.01.2013, umgehend bearbeiten.“

Hüten sollte man sich hingegen vor ungelenken Reimen oder allzu humorigen Formulierungen wie „Ich war reif für die Insel und bin darum auf eine eben solche geflogen.“ Das wirkt leicht unseriös. Ein Weihnachtsgruß ist natürlich erlaubt. Keine gute Idee sind hingegen vage Aussagen zu Vertretungen oder Erreichbarkeit:

„Vielleicht schaue ich sporadisch in meine E-Mails.“ Das stiftet beim Leser nur Verwirrung. Entweder Sie sind erreichbar oder nicht. Das „vielleicht“ klingt in diesem Fall außerdem wie eine vorauseilende Entschuldigung.

Ebenfalls verzichten sollten Sie auf Sätze wie: „Nur wenn sich Ihr Anliegen nicht aufschieben lässt, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herrn Mustermann, Durchwahl…“ Hier lassen Sie zu viel Interpretationsspielraum. Zudem könnte der Eindruck entstehen, die Anfrage sei lästig – mindestens für Herrn Mustermann. Eine Abwesenheitsnotiz dient niemals dazu, eine Anfrage abzuwimmeln. Sie ist vielmehr eine Art Visitenkarte. Und mit denen will man ja auch keine Geschäftspartner vertreiben, sondern gewinnen.

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