TelefonArbeiten Teams an verschiedenen Standorten an einem Projekt, kommt der Abstimmung zwischen ihnen eine Schlüsselrolle zu. Ein probates zeit- und kostensparendes Instrument dazu ist die Telefonkonferenz. Damit diese allerdings produktiv sein können, braucht es Organisation und Konzentration. Mit diesen 20 Tipps sollte es gelingen.

Vor der Telefonkonferenz

  1. Schicken Sie allen Teilnehmern einen Themenplan und eine Personenliste. Legen Sie nach Möglichkeit einen Moderator fest.
  2. Berücksichtigen Sie bei der Terminfestlegung auch Feiertage und Zeitverschiebungen.
  3. Handelt es sich um eine internationale Telefonkonferenz, legen Sie die Verkehrssprache fest – meist also Englisch.
  4. Entscheiden Sie sich zwischen einem Dial-in- oder einer Dial-out-Gespräch. Beim Dial-in wählen Sich die Teilnehmer selbst in die Konferenz ein; bei der Dial-out-Variante werden sie hingegen von einem Provider angerufen. Achtung: Beim Dial-out-Verfahren trägt der Veranstalter alle Telefonkosten – auch die aus Übersee.
  5. Stellen Sie sicher, dass die Telefonkonferenz möglichst nicht durch Hintergrundgeräusche gestört wird.
  6. Planen Sie großzügig. Besprechungen am Telefon dauern häufig etwas länger.
  7. Bereiten Sie sich vor. So wie Sie mit allen wichtigen Unterlagen, Stift und Papier in jedes Meeting gehen würden, sollten Sie es auch bei einer Telefonkonferenz halten.
  8. Festnetzverbindungen sind stabiler, abhörsicherer und meist mit einer geringeren Hintergrundlautstärke verbunden.
  9. Überprüfen Sie die Technik. Wenn Sie das Gespräch organisieren, testen Sie – zum Beispiel mit Hilfe eines Kollegen – ob alles einwandfrei funktioniert.
  10. Wählen Sie sich pünktlich in die Konferenz ein. Sollten Sie früh dran sein: Umso besser. So können Sie die Zeit für Smalltalk und Networking nutzen.

Während der Telefonkonferenz

  1. Legen Sie nicht sofort mit dem Abarbeiten der einzelnen Agendapunkte los. Ein paar Minuten sollten Sie einplanen, damit sich alle Anwesenden miteinander vertraut machen können und sich die Atmosphäre etwas auflockert.
  2. Sprechen Sie langsam und deutlich, vor allem wenn Nicht-Muttersprachler dabei sind.
  3. Wenn mehrere Teilnehmer die gleiche Freisprechanlage nutzen, sollte derjenige, der gerade das Wort hat, nah ans Mikrofon rücken.
  4. Reden Sie einander mit Namen an. Das schafft einerseits Vertrauen, andererseits ist so für alle klar, wer angesprochen ist – und darum als nächstes antworten darf.
  5. Sollten Sie für einen längeren Zeitraum nicht sprechen, schalten Sie Ihr Telefon auf Stumm.
  6. Auch wenn es einen Protokollanten gibt, empfiehlt es sich, während der Telefonkonferenz eigene Notizen zu machen.
  7. Seien Sie besonders rücksichtsvoll, wenn es um Unterbrechungen geht. Häufig kommt es vor, dass zwei Teilnehmer unabsichtlich zeitgleich das Wort ergreifen. Da dies den Gesprächsfluss ohnehin ins Stocken bringen kann, unterbrechen Sie andere nicht, sondern lassen Sie sie wenn es irgend geht ausreden.
  8. Diskutieren Sie lösungsorientiert. Noch leichter als klassische Meetings können fernmündliche zu einem unproduktiven Durcheinander werden – vor allem, wenn es zu Streit kommt. Kritik sollten Sie sich daher immer für ein späteres Vieraugen- (oder Vierohren-) Gespräch aufheben.
  9. Für den Fall, dass Sie während der Telefonkonferenz einen zweiten Anruf entgegennehmen: Stellen Sie sicher, dass die übrigen Teilnehmer währenddessen keine Warteschleifenmusik zu hören bekommen.
  10. Der Moderator sollte am Ende noch einmal alle Gesprächsergebnisse zusammenfassen.

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