Konfus, langweilig und nie kommt man zu Wort: Wenn Meetings nicht funktionieren, liegt das meist an schlechter Kommunikation. Aber es gibt Tipps, wie eine Besprechung zum Erfolg wird.

Viele Menschen haben das Gefühl, die Anzahl der Meetings nehme stetig zu. Dieser Eindruck ist richtig, wie Organisationspsychologen bestätigen. Wirklich gern gehen jedoch die Wenigsten zu Besprechungen. Mal sind sie schlecht organisiert, mal ergebnislos und meist reißen sie einen mitten aus einer produktiven Arbeitsphase. Oft hapert es auch an einer guten Gesprächskultur.

Das liegt daran, dass sich die Kommunikationssituation eines Meetings deutlich vom übrigen Arbeitsalltag unterscheidet. Den Großteil des Tages tauscht man sich mit seinen Kollegen aus oder mit seinem direkten Vorgesetzten, in Ausnahmefällen auch mal mit seinem Chef. Bei einer Besprechung hingegen treffen viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und Führungsebenen aufeinander – und das schafft eine neue Situation.

Im Gespräch mit einem oder mehreren Kollegen oder dem Abteilungsleiter sind die Hierarchieunterschiede nämlich klar und müssen nicht extra betont werden. In Konferenzen werden sie jedoch fortwährend dokumentiert. Zum Beispiel wollen sich einige gegenüber anderen profilieren und buhlen um die Aufmerksamkeit des Chefs. Teamleiter hingegen möchten gegenüber ihren Vorgesetzten gut dastehen, ohne ihre Abteilung zu verärgern.

Unterbrechungen sind nicht unhöflich

Solche kleinen Rangeleien um Macht und Status laufen unterschiedlich subtil ab, führen aber im Ergebnis oft genug zu unproduktiven, wenig sachorientierten Diskussionen. Eher zurückhaltende Mitarbeiter, die sich daran nicht beteiligen, bekommen dann Schwierigkeiten. Wer seine Ideen einfach nur „in den Raum stellt“ läuft Gefahr, von anderen bewusst ignoriert und vom Ranghöchsten am Tisch übersehen zu werden. Auch mit indirekten Aufforderungen und zu viel Höflichkeit geht man leicht unter.

Ein klares Auftreten ist darum ein Muss. Wer Anweisungen gibt, muss diese eindeutig adressieren; wer einen Vorschlag macht, sollte ihn unbedingt an den Chef richten. Mit den Besonderheiten nicht-hierarchischer Kommunikation haben insbesondere viele Frauen ihre liebe Müh. Das weiß auch Karrieretrainerin Marion Knaths. „Viele Frauen kommen kaum zu Wort, weil sie immer alle ausreden lassen“, sagt sie im Gespräch mit der Süddeutschen Zeitung. Im Meeting sind „Unterbrechungen etwas komplett Normales“.

Chancen, um eigene Ideen vorzubringen, bieten sich immer dann, wenn der Chef an der aktuellen Wortmeldung das Interesse verliert. Schaut er gelangweilt herum? Guckt er nach Mails auf seinem Smartphone? Das sind gute Gelegenheiten, um sich einzumischen.

Laut oder grob muss man dabei gar nicht werden. Damit der Unterbrochene sich nicht gekränkt fühlt, kann man etwa dessen Kernthese noch einmal zusammenfassen oder zuspitzen und dann eigene Gedanken anführen. Höfliche, aber durchaus schwungvolle Zwischenfragen erfüllen den gleichen Zweck. Und wer seine Ideen und Vorschläge auch vorbringen kann, wird Besprechungen auch in erfolgreiche Bahnen lenken.

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