Fotolia_48638868_XSAls Microsoft Office 2007 herausbrachte, veränderte sich zum ersten Mal seit vielen Jahren die Benutzeroberfläche der beliebten Anwendungen Word, Excel, Power Point und Outlook. Anstatt einer einfachen Symbol- gab es nun eine komplexe Befehlsleiste am oberen Bildrand, „Ribbon“ genannt (deutsch: Band). In einer Studie war der Software-Gigant aus Seattle zuvor zu dem Ergebnis gelangt, das fast alle Funktionen, die sich Nutzer von der neuen Programmgeneration wünschten, bereits in der aktuellen Version vorhanden waren – bloß fand sie in den Untiefen der Menüs niemand.

Mittlerweile hat sich Ribbon etabliert, nur hat sich seither wenig an dem Phänomen geändert, dass Office-Programme in der Regel noch immer deutlich mehr können, als sich viele User träumen lassen. Mit den folgenden fünf Tipps können Sie etwa aus Microsofts Personal Information Manager Outlook deutlich mehr herausholen.

1. Lassen Sie die Autokorrektur für sich arbeiten

AutokorrekturDie Autokorrektur benutzen viele nur, um häufige Tippfehler auszumerzen. Schreibt man oft „dsa“ statt „das“, behebt Outlook den Buchstabendreher selbstständig. Die Autokorrektur kann man jedoch – bildlich gesprochen – nicht nur zum Aufräumen einspannen, sondern auch als Bautrupp.


Weisen Sie einfach Ihren fünf häufigsten Formulierungen Abkürzungen zu und Outlook erledigt den Rest:

  • sgh => Sehr geehrter Herr
  • sgf => Sehr geehrte Frau
  • vdn => Vielen Dank für Ihre Nachricht
  • gbf => Gern beantworte ich Ihre Fragen …
  • mfg => Mit freundlichen Grüßen

Die Autokorrektur finden Sie in Outlook 2010 gut versteckt unter Datei / Optionen / E-Mail / Editoroptionen / Autokorrektur-Optionen – trotz Ribbon nicht leicht zu finden.


2. Machen Sie aus Briefwechseln Unterhaltungen

Wer einen regen E-Mail-Austausch mit Kollegen oder Kunden pflegt, kann in seinem Postfach leicht den Überblick verlieren. Auch wenn eine Diskussion von anderer Post unterbrochen wird, kann Outlook sie zusammenhängend anzeigen. Nutzen Sie dafür einfach die Funktion Unterhaltungen.

Gehen Sie dazu in der Befehlsliste auf Ansicht und setzen Sie vor Als Unterhaltungen anzeigen einen Haken. Schon gruppiert Outlook 2010 alle E-Mails zum gleichen Betreff.

Aber Vorsicht: Wenn in Ihrem Posteingang zum Beispiel zwei Briefwechsel mit der Betreffzeile „Kundentermin“ existieren, zwischen denen einige Monate liegen, wird Outlook diese trotzdem als eine Unterhaltung anzeigen. Nichtsdestoweniger steigert diese Funktionen Übersichtlichkeit und Produktivität enorm. Und um noch besser Ordnung halten zu können, gibt es den Befehl Unterhaltung aufräumen. Damit löschen Sie etwa doppelte Beiträge.


3. So wird Quick Steps zu Ihrem Hilfsarbeiter

Quicksteps1Nicht nur Menschen erledigen mehrteilige Arbeitsschritte nach festgelegten Schemata – Ihrem E-Mail-Programm können Sie das ebenfalls beibringen. Hinter dem Namen Quick Steps verbirgt sich bei Outlook ein lernwilliger Hilfsarbeiter.

Ihn können Sie anweisen, mehrere wiederkehrende Routinen auf einmal auszuführen. Sind Sie es etwa leid, stets die gleichen fünfzehn Mitarbeiter zu einer Teamkonferenz einzuladen, lassen Sie Quick Steps die Einladung vorbereiten.

Klicken Sie dazu unter Quick Steps auf Neu erstellen, geben Sie dem Befehl einen Namen und arbeiten Sie sich durch die einzelnen Schritte. Wählen Sie die entsprechenden Aktionen, fügen Sie die Teilnehmer hinzu und legen Sie falls gewünscht eine Tastenkombination fest. Wenn Sie das nächste Mal Strg+Umschalt+1 drücken, holt Ihr Hilfsarbeiter die vorbereitete Einladung für die Teamkonferenz hervor. Er kann auch Nachrichten auf Kommando an Ihren Chef weiterleiten oder eingehende E-Mails nach deren Beantwortung automatisch löschen. Probieren Sie es aus.


4. Schneller E-Mails finden mit Suchordnern

Der Name Suchordner ist von Microsoft etwas unglücklich gewählt, denn Suchordner funktionieren weniger wie Ordner als vielmehr wie Tags. Will man in seinem Posteingang Ordnung halten, ohne alles gleich auf verschiedene Ordner zu verteilen, lassen sich die E-Mails auch anders organisieren. Hier kommen die Suchordner ins Spiel.

Unter Ordner können Sie mit Neuer Suchordner Parameter auswählen oder erstellen, nach denen Sie Ihre Nachrichten sortieren möchten. Klicken Sie die entsprechenden Bedingungen an und schon zeigt Ihnen Outlook alle E-Mails an, die über Anhänge verfügen, die direkt an Sie gerichtet sind oder die noch ungelesen sind.


5. Hier versteckt Outlook die Kalenderwochen

Screenshot Outlook KalenderWer mit Zeitplänen arbeitet, rechnet häufig mit Kalenderwochen. Weder der normale Windows-Kalender noch sein großer Bruder aus Outlook zeigen diese nützliche Information standardmäßig an. Man kann sogar den Eindruck gewinnen, Microsoft habe sich besondere Mühe gegeben, die Funktion zu verstecken – Benutzerfreundlichkeit hin, Ribbon her.

Quicksteps2Gehen Sie in Outlook 2010 auf Datei, Optionen und Kalender. Wenn Sie nun herunterscrollen, kommen Sie zum Punkt Kalenderoptionen. Hier fehlt der Haken bei Wochennummern in der Monatsübersicht und im Datumsnavigator anzeigen. Setzen Sie ihn, und schon zeigt Outlook im Kalender die Kalenderwochen an. Zwar nur in Schriftgröße 4, aber immerhin.

Noch einen letzten Stolperstein gilt es aus dem Weg zu räumen. In den Vereinigten Staaten beginnt die Zählung der Kalenderwochen nämlich mit dem ersten Januar, in Deutschland hingegen laut DIN-Norm mit dem 4. Januar. Als 1. KW gilt darum die erste Woche des Jahres, in die mindestens vier Tage fallen. Das entsprechende Feld befindet sich unter Datei / Optionen / Kalender. Hier muss als erste Jahreswoche „Erste 4-Tage-Woche“ ausgewählt sein.

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