Haben Sie erst Mal die Sympathie Ihres Gegenübers gewonnen, erleichtert dies den Umgang miteinander ungemein. Dennoch will auch eine richtige Gesprächsführung und Verabschiedung gelernt sein – sonst können Sie schnell ein Fettnäpfchen erwischen und den guten ersten Eindruck zu Nichte machen.

Ob bei Tisch, beim Vorstellungsgespräch oder im Kundenmeeting, nur wenn Sie gewinnbringend kommunizieren und nicht anfangen und plappern oder Ihren Gegenüber zu beleidigen, werden Sie mit Ihrem Anliegen Erfolg haben. Jetzt denken Sie vielleicht, dass Sie den Geschäftspartner doch niemals gleich beleidigen würden? Vielleicht werden Sie dies nicht absichtlich oder sogar auch nicht verbal tun, aber schon mit kleinen Gesten kann man unhöflich erscheinen und den Gegenüber ungewollt abwertend behandeln. Beachten Sie deshalb auch stets während des Gesprächs, beim Beenden des Gesprächs und bei der Verabschiedung die Regeln für den Umgang im Büro.

Der leichte Einstieg

Zur Einleitung eines Gesprächs, gleich ob Jobinterview, Meeting oder dem Kennenlernen der neuen Kollegen, empfiehlt sich immer ein leichter Smalltalk. Dadurch lässt sich schnell das Eis brechen und eine gemeinsame Meinung finden – beispielsweise über das Wetter.

Obgleich die möglichen Gesprächsthemen vielfältig erscheinen, eignet sich jedoch nicht alles für den Einstieg. Sie können unter anderem nicht voraussetzen, dass Ihr Gegenüber ein Fußballfan ist und die neusten Ergebnisse kennt, oder dass er über alle aktuellen Kulturevents informiert ist. Eher eignen sich Themen, die sofort für alle Anwesenden ohne Probleme zu beantworten sind – zum Beispiel die derzeitige Umgebung, die Anfahrt oder das gereichte Essen beziehungsweise die Getränke.Kritik sollte man im Smalltalk allerdings vermeiden, genauso wie eher negative Themen. Dazu gehören sowohl der Unfall auf der Autobahn, die todkranke Mutter, aber auch Ereignisse aus der Politik oder religiöse Konflikte.

Zudem gibt es auch für den Smalltalk weitere Regeln:

  • Verwenden Sie keine Fachbegriffe
  • Fangen Sie keine Diskussionen über seichten Themen an
  • Führen Sie immer ein Gespräch – keinen Monolog. Wenn Ihr Gegenüber nichts zu dem Thema äußern kann, suchen Sie ein anders.
  • Keine Beleidigungen oder kritischen Kommentare – auch nicht über Dritte, die vielleicht nicht anwesend sind.

Aber wie beendet man den Smalltalk und geht zu den wichtigen, geschäftlichen Themen über?

Und nun zum Geschäftlichen

Grundsätzlich ist die Einleitung des eigentlichen Gesprächsgrundes dem Ranghöchsten zu überlassen und dabei empfiehlt es sich nicht mit der Tür ins Haus zu fallen, sondern einen leichten Übergang zu schaffen.Dieser Gesprächsverlauf sollte vorher schon geplant werden – zumindest wenn Sie als Gastgeber oder Gesprächsführer auftreten. Als Gast beziehungsweise Bewerber sollten Sie sich hingegen überlegen, was der Kunde oder der Personaler von Ihnen wissen wollen würde und wie Sie am besten antworten.

Auch dabei empfiehlt sich immer eine aufrechte, gerade Haltung. Kopf aufstützen, im Stuhl gemütlich zurücklehnen oder mit den Fingern auf der Tischplatte herumtippeln ist unangebracht. Zeigen Sie stattdessen immer Interesse an Ihrem Gesprächspartner indem Sie Nachfragen stellen oder auf das Gesagte eingehen und halten Sie stets Blickkontakt. Bringen Sie darüber hinaus Ihr Anliegen selbstbewusst, aber weder überheblich noch forsch vor und unterbrechen Sie den Redenden niemals.

Gesprächsende und Verabschiedung

Auch das Ende der Konversation wird immer vom Ranghöchsten bestimmt. Treiben Sie ihn niemals dazu, indem Sie vielleicht ständig auf die Uhr schauen, es sei denn, es ist Ihre Aufgabe. Haben Sie wirklich noch einen wichtigen Termin, sollte vorher abgesprochen werden, wie lange Ihr Meeting gehen darf – nur wenn dies geschehen ist, dürfen Sie sich auch als Rangniedrigerer entschuldigen und das das Gespräch beenden.

Dabei dürfen Sie aber niemals die Höflichkeit und die jeweiligen Verhaltensregeln bei der Verabschiedung außer Acht lassen, planen Sie deshalb immer ein paar Minuten für das Abschiedszeremoniell ein. Dieses umfasst in den meisten Situationen eine kurze Zusammenfassung des Besprochenen, Abschiedsworte mit einem entsprechenden Dank, zum  Beispiel, dass man sich die Zeit genommen hat und meist – vor allem beim ersten Treffen – indem man sich wieder die Hand gibt. Auch hier gilt dieselbe Reihenfolge wie bei der Begrüßung und auch hier reicht nur der Ranghöhere die Hand. Als Gastgeber sollten Sie daraufhin Ihre Gäste zur Tür, zum Auto oder zum Fahrstuhl begleiten.

Wenn Sie diese Business-Knigge-Tipps beherzigen, bleiben Sie sicherlich gut in Erinnerung. Egal, ob Sie als Gastgeber, Kunde oder Bewerber auftreten.

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