Neben Qualifikationen und fleißiger Arbeit ist gutes Benehmen im Büro ebenfalls ein wichtiger Faktor um auf der Karriereleiter nach oben zu kommen. Deswegen zeigen wir Ihnen in den nächsten Wochen in unserem Business-Knigge von A bis Z auf welche Verhaltensregeln Sie täglich im Büro achten sollten und welche Fettnäpfchen es zu vermeiden gilt.

Heute die Buchstaben T bis V.

T wie Tür aufhalten

Selbst der Umgang mit Türen kann viel über Ihren Charakter und Ihre Gefühle aussagen. Wenn man wütend ist, knallt man gerne mal eine zu. Wenn man genervt ist und niemanden sehen will, schließt man sie und sperrt andere damit aus. Ist die Tür des Chefs geöffnet, kann es hingegen bedeuten, dass er einen offenen Umgang mit den Angestellten pflegt – eine angelehnte Tür signalisiert, dass man grundsätzlich gesprächsbereit ist, dies aber im Moment des Anklopfens entscheidet.

Häufig werden diese Signale jedoch gar nicht direkt beabsichtigt und selbst bei offenen Pforten kann man mal auf verschlossene Ohren stoßen. Das ist schade, denn grundsätzlich gilt: Wer die Signale im Umgang mit Türen gezielt einzusetzen weiß, kann damit klare nonverbale Botschaften vermitteln.

Zum Beispiel wenn man jemanden die Tür aufhält. Dies ist nicht nur höflich, es wurde früher von jedem Gentleman im Umgang mit einer Dame erwartet. Aber wie ist das eigentlich im Büro? Gilt auch dort „Ladies first“? Die deutliche Antwort der Etikette-Trainer lautet: Nicht unbedingt.

In den meisten Fällen hält einfach derjenige die Tür auf, der vorne geht. Sollten zwei Kollegen gleichen Ranges und unterschiedlichen Geschlechts gemeinsam an dem Durchgang ankommen, beweist Mann noch immer gute Manieren, wenn er die Frau zuerst hindurchgehen lässt. Aber auch anders herum ist es mittlerweile erlaubt und sogar erwünscht.

Dies gilt vor allem im Sinne der Hierarchie: Üblicherweise würde man dem Ranghöheren die Tür aufhalten, egal ob es sich um einen männlichen oder weiblichen Vorgesetzen handelt. Doch es zeugt ebenso von Anstand und Größe, wenn auch mal der Chef die Pforten für seine Angestellten öffnet.

Sie sehen: Eine strikte Regel gibt es nicht mehr. Es ist einzig und allein ein Zeichen der Höflichkeit und sollte im jeweiligen Moment entschieden werden. Lediglich für den Gastgeber gelten klare Vorschriften. Dieser sollte seinen Gästen immer die Türen öffnen.

U wie Unpünktlichkeit

Wie schon beim Meeting gehört Pünktlichkeit in allen Bereichen des Jobs zur wichtigsten aller Benimmregeln. Wer nicht rechtzeitig zum Vorstellungstermin, Mitarbeitergespräch oder Kundengespräch kommt, wird sicher nicht gut in Erinnerung bleiben und vermittelt eventuell sogar ungewollte Botschaften. Denn Unpünktlichkeit sagt indirekt, dass andere Dinge wichtiger waren, man nicht vorrausschauend planen kann (beispielsweise beim Stau) oder dass man schlicht arrogant ist und über den Terminabsprachen steht.

Zudem raubt man seinen Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden wertvolle Zeit, die sie nun mit Warten vergeuden müssen. Wer sich dann bei einer Verspätung von mehr als fünf Minuten nicht einmal meldet, gewinnt beim Gesprächspartner sicher keinen Blumentopf.

Und selbst wenn Sie bei Terminen immer fünf Minuten vorher erscheinen – wenn sie regelmäßig zu spät zur Arbeit kommen, können Sie sich schon auf die Abmahnung einstellen. Einen Unterschied machen hier natürlich zeitlich flexibel gehaltene Arbeitsplätze. Aber auch dabei kann es Fristen und zumindest feste Zeiträume geben.

Also planen Sie immer etwas mehr Zeit ein. Auch wenn Sie schon 20 Jahre den gleichen Weg zur Arbeit nehmen, sollten Sie Eventualitäten wie Stau oder Baustellen beachten und nötigenfalls mal zehn Minuten früher als sonst losfahren.

Wenn sich Unpünktlichkeit hingegen doch einmal nicht vermeiden lässt, empfiehlt es sich bei Verspätungen von mehr als fünf Minuten Bescheid zu geben und sich natürlich hinterher in aller Form zu entschuldigen.

V wie Visitenkarte

85 Mal 55 Millimeter ist sie in Deutschland üblicherweise groß – doch Ihre Wirkung und Relevanz übersteigt dieses Maß um Längen. Die Visitenkarte ist nicht nur eines der wichtigsten Instrumente im Business um Kontaktdaten auszutauschen, sie ist auch gleichzeitig Ihr persönliches Aushängeschild. Sie zeigt, wer Sie sind, was Sie tun, auf welcher Hierarchieebene Sie stehen, teilweise sogar, wie ordentlich, stilsicher und geschmackvoll Sie sind.

Achten Sie deshalb darauf, dass alle Daten auf Ihrer Karte zu jeder Zeit aktuell sind und dass weder Kaffeeflecken noch Knicke Ihr Ansehen schmählern. Um letztere zu vermeiden, kann es ratsam sein, diese in einem extra Etui aufzubewahren, anstatt sie in den Hosentaschen zu verstauen.

Aber nicht nur die Optik des kleinen Kärtchens ist wichtig, sondern gleichermaßen wie Sie damit umgehen. Denn das richtige Überreichen einer Visitenkarte sagt mindestens genauso viel über Sie aus, wie die entsprechenden Daten, die darauf stehen. Dabei gibt es fünf gängige Regeln:

  1. Falls Sie zu einem lockeren Gespräch dazu stoßen, zücken Sie nicht sofort Ihre Karte. Bestenfalls warten Sie damit bis zur Verabschiedung.
  2. Wird Ihnen eine Karte gereicht, sollten Sie auch Ihre übergeben. Tun Sie dies nicht, kann es als unhöflich angesehen werden und wirken, als wollten Sie keinen gegenseitigen Kontakt.
  3. Wenn man sich mit mehreren Personen trifft, sollte man immer zuerst dem Ranghöchsten die Karte reichen. Wenn man die Hierarchie nicht kennt oder alle die gleiche Position innehaben, beginnen Sie einfach auf einer Seite und reichen dann jedem ein Kärtchen.
  4. Überreichen Sie die Karte immer mit Blickkontakt und so, dass Ihr Gegenüber sofort die Informationen darauf lesen kann und die Karte nicht extra wenden muss.
  5. Wenn Sie ein Visitenkärtchen erhalten, stecken Sie es nicht ungesehen ein, sondern überfliegen kurz die Informationen. Vielleicht fällt Ihnen ja ein akademischer Titel auf, von dem Sie vorher noch nichts wussten.

Wenn Sie diese Regeln beachten, hinterlassen Sie auch mit etwas so kleinem wie einer Visitenkarte einen professionellen und guten Eindruck.

Weitere Artikel aus der Serie:

  1. Business-Knigge von A bis Z: Teil I
  2. Business-Knigge von A bis Z: Teil II
  3. Business-Knigge von A bis Z: Teil III
  4. Business-Knigge von A bis Z: Teil IV
  5. Business-Knigge von A bis Z: Teil V
  6. Business-Knigge von A bis Z: Teil VI
  7. Business-Knigge von A bis Z: Teil VII
  8. Business-Knigge von A bis Z: Teil VIII
  9. Business-Knigge von A bis Z: Teil IX

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