Niemand hat Lust, sich täglich durch Berge von E-Mails zu kämpfen mit kryptischen Betreffzeilen, wüster Grammatik oder ausufernden Inhalten. Viele sind zu unklar, zu unhöflich oder schlicht zu lang. Die Büroarbeit könnte so viel einfacher sein, wenn sich alle an ein paar Regeln hielten. Selfmade-Erfolg.destellt die beiden wichtigsten vor.

Weniger ist mehr

Täglich werden rund um den Globus 250 Milliarden E-Mails verschickt, davon allein eine Milliarde in Deutschland. Daher sollte man sich schon vor dem Schreiben überlegen, ob die Geschäfts-E-Mail wirklich notwendig ist oder es ein Anruf nicht auch tut. Beim Kollegen zwei Bürotüren weiter kann man auch vorbeischauen, anstatt ihn mit Post zu überhäufen. Persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht wirkt immer höflicher und ist meistens erfolgreicher.

E-Mail-Programme halten zahlreiche Features bereit, die die Arbeit erleichtern sollen. In der Summe können sie jedoch nerven. Eine Empfangsbestätigung sollte man nur verwenden, wenn der E-Mail die Bedeutung eines Einschreibens zukommt. Seine Post pauschal mit der höchsten Priorität zu versehen, macht keinen guten Eindruck. Und Blindkopien (also Mails, bei denen der Empfänger nicht sehen kann, dass jemand anderes noch eine Kopie davon erhält) wirken immer wie Kommunikation hinter dem Rücken anderer.

Auch die Länge einer Geschäfts-E-Mail muss man im Auge behalten. Als Faustregel kann man sich merken: Muss der Empfänger scrollen, um den gesamten Text lesen zu können, ist sie wahrscheinlich zu lang.

Kommunizieren Sie klar

Die Betreffzeile sollte kurz und aussagekräftig sein. Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Abkürzungen à la „Fwd:“ „Re:“ „z.K.:“ Ihr Anliegen eher verschleiern, anstatt es zu erklären. Auch die Anrede gehört nicht in den Betreff. Chatkürzel und Emoticons haben im geschäftlichen Bereich nichts verloren, es sei denn Sender und Empfänger kennen einander sehr gut.

Auch wenn eine Geschäfts-E-Mail im Vergleich zum Brief als weniger formell gilt, kann sie rechtlich durchaus gleichgestellt sein. Allzu flapsig sollte es deshalb nicht zu zugehen. Die Anrede „Sehr geehrte Frau …“ ist im Zweifel immer vorzuziehen; „Guten Tag Herr …“ ist etwas weniger förmlich; „Lieber …“ benutzen Sie lieber nur, wenn Sie mit dem Angesprochenen wirklich vertraut sind. Eine Signatur mit Ihrer Position und Ihren Kontaktdaten gilt in der Geschäftskorrespondenz als obligatorisch. Grußformeln direkt in sie einzupflegen wirkt allerdings faul.

Wenn Sie das Risiko vermeiden wollen, missglückte Anspielungen erklären oder durch Ironie entstandene Irritationen in drei weiteren Mails aufklären zu müssen, lassen Sie es besser gleich sein. Für Unmut beim Leser sorgt es ebenfalls, wenn die Regeln der Groß-, Klein- und/oder Rechtschreibung permanent außer Acht gelassen werden. Denken Sie daran: Höflichkeit schafft Klarheit. Und Klarheit zahlt sich aus.

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