In Zeiten allgegenwärtiger Möglichkeiten zur Kommunikation in Echtzeit – sei es per E-Mail, Kurznachricht oder Telefon – ist der gute alte Geschäftsbrief etwas ins Hintertreffen geraten. Aber es gibt ihn noch, in manchen Branchen und Bereichen häufiger als in anderen. Gerade wer eher selten Korrespondenz mit der Post verschickt, tut sich mitunter schwer: Orientiert man sich besser am sachlich-juristischen Stil von Behörden oder dem vergleichsweise zwanglosen Ansatz der E-Mail-Kommunikation?

Wie so oft führt der Mittelweg zum Erfolg. Wer ein paar Grundregeln beachtet, muss das Verfassen eines Geschäftsbriefes nicht fürchten.

Der Aufbau

Jede Art geschäftlicher Kommunikation – egal ob am Telefon oder schriftlich – folgt der gleichen Dramaturgie. (1.) Sie begrüßen den Empfänger. (2.) Sie umreißen das Thema, auf das sich ihre Nachricht bezieht. (3.) Sie übermitteln Ihre Botschaft und teilen (4.) mit, was Sie als Nächstes tun werden, beziehungsweise fordern den Empfänger zum Handeln auf. (5.) Danach verabschieden Sie sich. Vor allem Punkt 4 wird manchmal vergessen. Post, die keine Handlung in Aussicht stellt oder einfordert, fällt leicht unter den Tisch.

Zu den obligatorischen Bestandteilen eines Geschäftsbriefs gehören daneben auch die Anschriften des Empfängers sowie des Absenders, das Datum und eine Betreffzeile. Geben Sie Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse und -Durchwahl an. Der Empfänger soll Sie bei Rückfragen schließlich schnell erreichen können und sich nicht erst von der Telefonzentrale zu Ihnen durchstellen lassen müssen.

Stil und Satzbau

Ein Geschäftsbrief sollte sorgfältig, präzise und knapp formuliert sein. Weder in Sachen Satzlänge noch bei der Wortwahl braucht man den inneren Thomas Mann hervorzukramen. Schachtelsätze sind ebenso unnötig wie heute nicht mehr gebräuchliche Grußformeln („hochachtungsvoll“, „diesbezüglich“). Haben Sie Ihren Brief ausformuliert, gehen Sie ihn noch einmal durch und streichen Sie wann immer möglich Füllwörter wie „eigentlich“ oder „durchaus“, Adjektive, Verhältniswörter („zwecks“, „seitens“) oder überflüssige Steigerungen wie zum Beispiel in „von größtem Interesse“.

Satzzeichen wie Gedankenstriche können sparsam eingesetzt einen Text leichter verständlich machen. Ausrufezeichen haben jedoch nichts in einem Geschäftsbrief verloren. Wie SchriftstellerF. Scott Fitzgerald schon sagte: „Ein Ausrufezeichen verwenden, das ist, als lache man über seine eigenen Witze.“ Tabu sind ebenfalls Unarten aus dem E-Mail-Verkehr wie konsequente Kleinschreibung oder die meisten Abkürzungen.

Kleinigkeiten machen den Unterschied

Auch wenn Briefe heute nicht mehr so steif und förmlich formuliert werden müssen wie vor einigen Jahrzehnten, gilt es der Höflichkeit halber trotzdem noch einige Traditionen zu beachten: Die Anrede „Du“ oder „Sie“ sollte man nach wie vor groß schreiben. Und den ersten Satz eines Briefes beginnt man weder mit „Ich“ noch mit einer Frage.

Bei der Grußformel hat es sich etabliert, nicht mehr so formell zu verbleiben wie in früheren Zeiten: „Mit freundlichen Grüßen“ hätte noch vor einigen Jahren Vertrautheit ausgedrückt, signalisiert heute hingegen eher Distanz. Sind Sie mit dem Adressaten besser bekannt, bietet sich „mit herzlichen Grüßen“ an.

Noch immer sehr elegant wirkt es, am Schluss ein „Ihr“ oder „Dein“ vor den eigenen Namen zu setzen: „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Frank Schneider“ klingt einfach schön. Wenigstens diese eine Sache hat sich seit Thomas Manns Zeiten nicht geändert.

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