©Yuri Arcurs - Fotolia.comZeit wird mehr und mehr zu einem Problem unserer Gesellschaft. Wichtige Termine und unbearbeitete Vorgänge auf dem Schreibtisch, E-Mail-Flut, ständiges Telefonklingeln und Freizeitstress am Abend und Wochenende lassen nicht verwundern, wenn die Zeit knapp und der Mensch irgendwann auf der Strecke bleibt!

Wenn Sie Unternehmer sind, dann lernen Sie zu Aufgaben an virtuelle persönliche Assistenten (VPA) delegieren und Routine Aufgaben externe Dienstleister abzugeben. Dann bleibt Ihnen mehr Zeit für die wichtigsten Aufgaben Ihres Unternehmens – nämlich die Arbeit am Unternehmen.

Outsourcing wirkt Wunder – wenn man es richtig macht

Outsourcing ist vor allem in den Bereichen sinnvoll, die nicht zu den persönlichen Stärken des Unternehmers (oder Managers) und/oder zu Routine Arbeiten zählen, die für die Firma jedoch wichtig sind. Virtuelle Arbeitsplattformen (Erstellen von Logos, Newslettern, Content für Webseiten oder Printwerbung, Pressemitteilungen), ein Backoffice oder eine virtuelle Abendsekretärin sind effektive Maßnahmen für ein erfolgreiches Outsourcing. Auch das Auslagern ganzer Abteilungen (Buchhaltung, Marketing) oder einzelner Teilbereiche schafft wertvolle Zeit für die Kernkompetenzen des Unternehmers – flexibel und kostentransparent.

Delegieren will gelernt sein

Das klingt auf den ersten Blick einfach, doch glauben Sie mir: Aller Anfang ist schwer! Nehmen Sie sich im Vorfeld unbedingt genügend Zeit für die Vorbereitung. Fragen Sie sich ernsthaft, was Sie warum an wen delegieren möchten.

  1.  Sofern es möglich ist,  erledigen Sie die Arbeit zunächst, die Sie delegieren möchten.
  2.  Gliedern Sie die Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte. Dabei erfahren Sie, ob sich die Arbeit überhaupt zum Delegieren eignet. Wenn ja, definieren Sie genau, was erledigt werden muss. Und noch ein wichtiger Rat: Klären Sie gleich zu Beginn Missverständnisse auf, beantworten Sie Rückfragen. So geht keine wertvolle Zeit verloren.
  3.  Und noch etwas: Vertrauen Sie Ihrem Mitarbeiter. Es ist nicht entscheidend, wie er die Aufgabe angeht – das Ergebnis zählt. Falls nötig, ändern Sie einfach die Arbeitsanweisung. Mit einem festen zeitlichen Limit für eine erste Bearbeitung und während einer gemeinsamen Besprechung des (ersten) Zwischenergebnisses können Sie schon sehr früh erste Korrekturen vornehmen. So behalten Sie Ihr Ziel vor Augen und sparen Zeit, Geld und Nerven.

Meine Erfahrungen mit einem virtuellen persönlichen Assistenten (VPA)

Durch das Buch „Die 4 Stunden Woche“ von Tim Ferris habe ich zum ersten Mal von virtuellen persönlichen Assistenten(VPA) gelesen. Für mich ist es heute noch ein absoluter Glücksgriff, mit einem VPA. Keine stundenlangen Recherchen im Internet und mit 15 Euro Stundenlohn (zzgl. MwSt.) im flexiblen Paket noch dazu preiswert – perfekt!

Kurz nach der Anmeldung bei einem VPA kam innerhalb kürzester Zeit die erste E-Mail und ein Anruf von meinem neuen persönlichen Assistenten. Doch es ging nicht gleich alles glatt! Die erste Aufgabenstellung an meinen VPA war nicht präzise genug formuliert. Eine lange Liste mit Rückfragen folgte auf dem Fuß – und ich musste mich erneut damit beschäftigen. Heute gehe ich damit anders um.

Zunächst bearbeite ich die Aufgabe selbst, notiere eventuelle Rückfragen. Danach erstelle ich eine Arbeitszeit-Dokumentation für jeden einzelnen Arbeitsschritt. So lässt sich feststellen, wie viel Zeit die Aufgabe insgesamt in Anspruch nimmt. Anschließend formuliere ich via E-Mail die Arbeitsanweisung inklusive Zeitlimit (Vorgabe einer Stundenzahl oder Deadline). Alles, was bis dahin erledigt ist, soll mir zugeschickt werden. Zum Schluss bitte ich meinen VPA noch um eine kurze Nachricht, ob er alles verstanden hat.

Die erstaunlichste Erkenntnis für mich war, dass mein VPA deutlich schneller war, als ich es je sein kann. Wie er das macht? Darüber zerbreche ich mir lieber nicht den Kopf. Heute gibt es feste Recherche-Aufgaben, um die sich einzig und allein mein VPA kümmert.

Ich kann nur jedem empfehlen, das Delegieren von Aufgabenstellungen auszuprobieren. Auf welchem Wege das geschieht, ist zweitrangig. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Outsourcing eine enorme Arbeitsentlastung bedeutet– für ein effektives Zeit- und Aufgabenmanagement unverzichtbar. Ich möchte mich nur noch um Aufgaben kümmern, die mir Spaß machen und die am besten bezahlt werden.

Und Sie können das auch! Investieren Sie ein wenig Zeit in die Vorbereitung. Dann ist es ganz leicht, 80 Prozent Ergebnis mit 20 Prozent der Arbeitszeit zu erreichen. Pareto lässt grüßen. Los geht’s – und viel Erfolg!


Christoph TeegeChristoph Teege ist Autor eines SpeedReading-Ratgebers und mehrerer E-Books, Ironman und amtierender Weltmeister im TV total Quizboxen. Daneben ist er Experte für produktives Arbeiten und effektives Lauftraining. In seinen Seminaren vermittelt er Strategien für ein effektiveres Zeitmanagement und eine bessere Organisation im Berufs- und Privatleben.

Link zur Homepage für produktives Arbeiten

Am 5. Februar verteidigt Christoph Teege seinen Titel beim TV total Quizboxen im Leichtgewicht. Zu sehen ist das Spektakel um Sport und Wissen ab 22:15 auf Pro7.

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    aus diesem Grund habe ich mich vor 8 Jahren selbständig gemacht – zu mir können Firmen alle Verwaltungsarbeiten auslagern und behalten dennoch den Überblick. Das ist gerade dann wichtig, wenn sich jemand auf Grund der handwerklichen Stärken selbständig macht und das Kaufmännische aber auch gewissenhaft erledigt haben möchte ohne die wertvolle Freizeit dafür zu opfern.

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