Auch wenn die E-Mail in der beruflichen Welt zum absoluten Standard in der Kommunikation geworden ist, sollte das Telefonat in seiner Bedeutung nicht unterschätzt werden. Mündlich lässt sich manche Situation einfacher beschreiben, manches Problem schneller aus der Welt schaffen. Wie Sie aus Ihrem Telefongespräch das Beste herausholen können, erfahren Sie hier.

Seien Sie erreichbar – aber nicht sofort

© olly - Fotolia.comWenn das Telefon klingelt, warten Sie einen Augenblick, bevor Sie zum Hörer greifen. Geben Sie dem Anrufer die Gelegenheit, noch einmal durchzuatmen, bevor er Ihnen sein Anliegen unterbreitet. Auch Sie selbst können sich in dieser kurzen Spanne sammeln. Andererseits sollten Sie das Telefon nicht zu lange läuten lassen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass der optimale Moment, das Gespräch anzunehmen, nach dem dritten Klingeln liegt.

Arbeitsplatz einrichten

Prüfen Sie kurz, ob Ihr Arbeitsplatz optimal für Telefonate eingerichtet ist. Wenn Sie Rechtshänder sind, sollte das Telefon auf der linken Schreibtischseite stehen. So können Sie den Hörer bequem mit der linken Hand halten und haben die rechte zum Schreiben frei. Sind Notizpapier und ein funktionierender Stift in greifbarer Nähe?

 

Wie ist Ihre Einstellung zum Telefon?

Achten Sie auf eine positive Grundeinstellung zum Medium Telefon. Viele Menschen kommunizieren am Telefon äußerst ungern und weichen lieber auf E-Mail aus. Aber Telefonate haben durchaus ihre positiven Seiten. Informationen sind schneller ausgetauscht, Missverständnisse zügiger behoben. Es entsteht ein Dialog, der mit einer E-Mail – wenn überhaupt – nur zeitverzögert zustande kommt.

Was wollen Sie vermitteln?

Zeigen Sie Engagement und Interesse. Lassen Sie sich nicht ablenken, hören Sie genau zu. Essen Sie nicht während des Telefonats, tippen Sie nicht auf der Computertastatur herum. Bei den empfindlichen Mikrofonen bekommt Ihr Gesprächspartner auch leiseste Geräusche mit und fühlt sich nicht respektiert, wenn Sie anderweitig noch beschäftigt sind. Vermeiden Sie vor allem “Zweitgespräche” mit Anwesenden in Ihrem Büro, sondern konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Telefonat. So verleihen Sie Ihren Worten mehr Gewicht.

Setzen Sie Körpersprache ein, denken Sie aber auch an Ihre Unsichtbarkeit

Ihr Gesprächspartner kann Ihr Lächeln hören, er spürt die positiven Schwingungen, die Sie durch die Leitung senden. Wer lächelt, ist automatisch freundlich und höflich. Auch andere Körpersprache lässt sich zweckgebunden und effektiv einsetzen. Stehen Sie auf, wenn Sie das Gefühl haben, deutlicher werden zu müssen. Denken Sie andererseits daran, dass Ihr Gesprächspartner Sie trotz allem nicht sehen kann. Ein Scherz kann durchaus missverstanden werden, da Ihr Augenzwinkern unsichtbar bleibt.

Welche Sprache sprechen Sie?

Sorgen Sie für eine klare Ausdrucksweise. Sprechen Sie Dialekt? Nutzen Sie viel Fachvokabular, das von Ihrem Gesprächspartner vielleicht nicht sofort verstanden wird? Stellen Sie sich in seine Schuhe und achten Sie darauf, dass Sie verstanden werden.

Aktives Zuhören

Um sicher zu gehen, dass zum Schluss keine Missverständnisse bleiben, sollten Sie Gesagtes ggf. in eigenen Worten wiederholen. Das gilt vor allem für Termine, die Sie noch einmal konkret bestätigen. Haben Sie keine Scheu, Ihren Gesprächspartner zwischendurch mit seinem Namen anzusprechen. So geben Sie ihm ein Gefühl von Interesse und Anteilnahme.

Grundsätzlich gilt: Behandeln Sie Ihre Gesprächspartner am Telefon so, wie auch Sie behandelt werden möchten. Damit liegen Sie auf jeden Fall immer richtig.


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