Elektronische Daten sind heute aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Ob E-Mails oder Faxe, sie alle kommen auf dem Rechner an und nicht selten beinhalten sie wichtige Informationen oder Dokumente, wie Geschäftsbriefe und Rechnungen. Dass diese aufzubewahren sind, ist schon seit langem bekannt. Geschäftliche E-Mails ersetzen heute zunehmend die klassischen Geschäftsbriefe und sind deshalb ebenfalls zu archivieren. Auch eine E-Mail-Signatur mit den geschäftlichen Mindestinformationen bei ausgehenden E-Mails ist zwingend erforderlich.

Wie sieht die revisionssichere Archivierung im Detail aus?

Worker using a laptop computerLaut Gesetzgeber sind E-Mails und Co. deshalb revisionssicher zu archivieren. Dabei gelten einige Grundlagen: So sind originäre elektronische Daten nach § 147 Abs. 5 und GDPdU genauso elektronisch zu archivieren. GDPdU steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Eine Speicherung in Papierform ist nicht möglich. Dateien, die elektronisch auswertbar sind, müssen dies auch bleiben. Das heißt bei E-Mails zum Beispiel, dass alle Anhänge im Originalformat erhalten bleiben müssen. Eine Konvertierung oder Umspeicherung, etwa als PDF, ist nicht erlaubt.

Revisionssichere Archivierung bedeutet in diesem Zusammenhang, dass nachträgliche Verluste von Daten ausgeschlossen werden. Selbst Änderungen der Daten dürfen nicht erfolgen und eventuell vorgenommene Datenveränderungen müssen rückgängig gemacht werden können. So soll es erreicht werden, dass Manipulationen durch Administratoren, Geschäftsführer, aber auch Hacker, nicht möglich sind.

Diese Anforderungen gelten ebenfalls

Darüber hinaus müssen revisionssichere Prozesse der Archivierung weitere Anforderungen erfüllen. Die Daten müssen in einer kurzen Zeitspanne verfügbar gemacht werden können. Suchfunktionen sind deshalb sinnvoll. Auch die Migration auf neue Speichertechnologien sollte jederzeit möglich sein.

Mögliche Systeme zur Archivierung von E-Mails gibt es dabei viele. So können diese manuell auf dem Server oder dem Nutzer-Desktop gespeichert werden. Sogar die automatische Archivierung ist denkbar, zum Beispiel auf dem Groupware-Server. Sie kann ebenfalls durch einen SMTP-Proxy vor dem Server erfolgen. Die erste Variante ist jedoch heftig umstritten, da der Nutzer selbst entscheiden kann, welche Daten archiviert werden und welche nicht, wozu ihm jedoch häufig das fachliche Know-How fehlt. Automatische Lösungen sind deshalb vorzuziehen.


 Oxmo GmbH & Co.KG

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  1. Tom

    Interessanter Artikel…

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